Je tekstschrijver goed briefen? Vermijd de valkuilen, schrijft onze gastblogger Ingeborg van Egmond (Het Briefingboek). Weg met de over-de-schuttingbriefing en de overcomplete briefing!

U schakelt een tekstschrijver in, omdat deze expertise heeft die u op dit moment niet beschikbaar hebt binnen uw organisatie. U heeft waarschijnlijk snel een goede tekst nodig. Een goede tekst… wat is dat? Dat is een tekst die verleidt, die gelezen wordt, maar die ook precies vertelt wat u wilt vertellen, op een manier die de lezer aankan. Kruip nu eens in de huid van de tekstschrijver, aan wie u de opdracht verleent. Die kan een verleidelijke tekst schrijven, dat is zijn of haar vak. Maar weet hij ook precies wat u wilt vertellen? En voor wie het artikel bedoeld is? Wat de achtergrond van die lezers is? Dat moet u vertellen om een goede tekst retour te ontvangen. Dat kost tijd, dat klopt. Maar die tijd verdient u direct terug, als u de tekst van de goed gebriefte redacteur terugziet.

Overcompleet

Bij het briefen trappen opdrachtgevers vaak in valkuilen. Dat is niet zo gek, want goed briefen is best lastig. Eén van die valkuilen is de overcomplete briefing. Die gaat zo: ‘verzamel alle jaarverslagen, beleidsnotities, eerder verschenen artikelen, communicatieplannen enz. enz. die iets met het onderwerp te maken hebben en stuur ze naar de tekstschrijver, dan heeft deze in ieder geval genoeg informatie.’

Wat doet deze briefer fout? Hij maakt geen keuzes. Hij moet eerst bedenken welke boodschap hij over wil brengen. De boodschap is vaak in een paar zinnen samen te vatten. Andere documenten kunnen als achtergrondinformatie in de bijlage mee.

Over-de-schutting

Of deze valkuil: de snel-thuis briefing. ‘Ik heb een artikel nodig over het werk van de ondernemingsraad. Bel even met de voorzitter, die weet ervan. Maak er wat leuks van. Volgende week klaar.’ Deze opdrachtgever gooit zijn probleem over de schutting bij de tekstschrijver. De kans dat het artikel er anders uit komt te zien dan de opdrachtgever in zijn hoofd heeft, is bij zo’n briefing groot. En zo zijn er meer, voor ons heel herkenbare, valkuilen. Spring er niet in. Denk goed na over wat je wilt. Bij twijfel: vraag je tekstschrijver mee te denken. Of lees ons briefingboek.

Ingeborg van Egmond en Petra Klören zijn zelfstandig communicatieprofessional en hebben ruim twintig jaar ervaring in de communicatie bij bureaus, bedrijven en overheidsinstellingen. Zij schreven het BriefingBoek, met 30 voorbeeldbriefings op bijna alle vakdisciplines. Niet alleen de tekstbriefing komt aan de orde, maar bijvoorbeeld ook briefings voor voorlichtingscampagnes, de introductie van een website of arbeidsmarktcommunicatie. Het BriefingBoek is te verkrijgen via de website www.allesoverbriefings.nl #briefingboek