Een rommelig overleg om de inhoud van een periodiek vast te stellen. Het komt helaas te vaak voor. Er lijken dingen afgesproken, maar later blijkt dat toch niet duidelijk genoeg. En dan gaat er van alles mis. Een handig invulschema kan veel nazorg voorkomen.

Wie doet wat
In zo’n schema kun je terugvinden welke artikelen de redacteuren gaan schrijven, wat de insteek is, waar de benodigde achtergrondinformatie te vinden is en wie er aan het woord moet komen. Maar ook welke illustraties nodig zijn, wie die gaat verzorgen, hoeveel ruimte er is voor tekst en beeld. Wanneer de kopij binnen moet zijn en wie een tekst moet zien voordat hij de deur uit kan.

Geen briefing
Veel? Ja maar wel heel kort verwoord. De redacteuren waren immers aanwezig bij het overleg. Zo’n schema is dus geen briefing, maar een korte reminder van de gemaakte afspraken. Werken er externe redacteuren mee, dan krijgen die uiteraard nog een losse briefing. Maar ook het overzichtsschema; zo kennen ze de context van hun bijdrage. Voor de eindredacteur is het schema een handig lijstje om de status op bij te houden.

Compact overzicht
Zelf maak ik zo’n schema in Word, maar wie handiger is met Excel kan natuurlijk ook daarvoor kiezen. Of het schema online zetten op een intranet of extranet. Zorg in ieder geval dat de kolommen op één pagina passen: dat geeft het meeste overzicht. Uiteraard mag die pagina wel overdwars, en de letters mogen klein.

Direct invullen
Neem bij een redactieoverleg een leeg schema mee. Na een inventarisatierondje, vul je het ter plekke in. Met de hand en dan later uitwerken, of meteen digitaal. Het steeds verder ingevulde schema biedt een goede indicatie van de omvang van de volgende editie en de spreiding van artikelen.

De categorieën in het schema, hangen natuurlijk af van de publicatie. Denk bijvoorbeeld aan:
o onderwerp
o auteur
o insteek en vorm
o informatiebron (bijv. een site of persoon)
o interview met/quote van
o laten accorderen door
o beeld (wat en door wie)
o omvang (aantal woorden)
o deadline
o status