Het vinden en behouden van medewerkers die precies dat hebben wat de organisatie nodig heeft, is een kunst. En een kunst die de komende jaren alleen maar in belang toeneemt. Interne communicatie speelt hierin een motiverende rol. Maar aan de basis liggen goede vacatureteksten. Hoe spreek je de mensen die je wilt hebben aan en hoe haal je ze over de streep?Vacatureteksten zijn nog al eens een ondergeschoven kindje op communicatieafdelingen. Niet echt verwonderlijk wanneer je bedenkt dat bij veel organisaties de inhoud grotendeels vaststaat; een corporateblokje en vier vaste tussenkopjes waaronder een rijtje bullets moet worden ingevuld. Daarbij moeten ze vaak op stel en sprong worden geschreven, want de deadline van de krant is hard en de input komt altijd later dan je als communicatieafdeling lief is. En die input bestaat dan ook nog vaak uitsluitend uit een verlanglijstje dan wel eisenpakket. Kortom, niet de pullfactor van jouw functie, maar wel een onderdeel van je takenpakket waarvan je weet dat het steeds belangrijk wordt.

Creatief

Hoe vul je dat onderdeel aantrekkelijk in? Hoe zorg je dat jullie vacaturetekst opvalt en dat de mensen die jullie zoeken onmiddellijk hun laptop openen om te reageren? Door goed te weten waar sollicitanten naar kijken, het verlanglijstje creatief om te zetten in een aantrekkelijk aanbod, heel kritisch te blijven op jargon en kretologie (bijvoorbeeld in de functiebenaming). Handig houvast zijn ook de vijf w-tjes van een wervingsadvies, die Campaign Group (trefzekere jobmarketing) formuleerde.

W-tjes?

Dit adviesbureau deed dit voorjaar een grootschalig onderzoek naar de kwaliteit van vacatureteksten. Het beoordeelde de teksten op vijf onderdelen, die ook prima als richtlijn kunnen dienen bij het schrijven en plaatsen van een vacaturetekst:

»        Wie?

Weet wie je werkelijk zoekt, waarin onderscheidt de persoon die je zoekt zich en op welke kenmerken gaat de organisatie selecteren?

»        Wat?

Wat houdt de functie in? Wat gaat de nieuwe medewerker doen? Wat biedt de organisatie en, misschien wel het belangrijkste, wat maakt de organisatie aantrekkelijk, dan wel uniek?

»        Waarom?

Waarom zou iemand bij de organisatie willen werken? Wat beweegt mensen die bij jouw organisatie passen en wat motiveert ze?

»        Waar?

Waar is jullie doelgroep te vinden? En via welke media bereik je ze het beste?

»        Wanneer?

Wanneer en op welke manier zijn de verschillende media ingezet en is geprobeerd de kandidaat vervolgens te bewegen

Waarmee?

De vraag is vervolgens natuurlijk hoe je de w-tjes invult. Bij ‘Wie’ zijn herkenning en identificatie bijvoorbeeld belangrijk, aldus de Campaign Group. Een potentiële medewerker moet gelijk denken ‘dat ben ik!’. Daarnaast is hier het vinden van een goede balans tussen selecteren en uitnodigen van belang. Het gewenste profiel moet zo zijn omschreven dat mensen die niet voldoen ook niet reageren, maar ook weer niet zo streng selecteren dat niemand zich meer geroepen voelt om te solliciteren. Een goede richtlijn is om maximaal vier harde selectiecriteria in de tekst op te nemen.

Sturen op motivatie

Bij ‘Wat’ gaat het erom duidelijk te maken hoe de functie bij jouw organisatie is ingevuld en waarom dat zo aantrekkelijk is voor mensen met een bepaalde interesse, opleiding of visie. Kijk dus vooral naar de pullfactoren bij het beschrijven van de functie en de werkzaamheden. Mensen kiezen eerder voor een baan dan voor een werkgever, maak dus vooral duidelijk waarom iemand die een bepaalde baan wil, bij jullie het beste af is. Ook Waarom speelt daarop in. De vacature moet duidelijk maken wat de winst van solliciteren is voor de kandidaat. Hiermee kun je ook sturen zonder te discrimineren. Als je weet wie je wilt en wat dat segment uit de doelgroep beweegt, kun je dat extra verleiden, bijvoorbeeld met de arbeidsvoorwaarden die je benoemt.

Mediabeleid

Mensen bereiken wordt steeds makkelijker, maar mensen motiveren ook in actie te komen wordt steeds moeilijker. Kijk dus goed hoe je doelgroep media gebruikt en welke media jouw ideale kandidaat het meeste zal prikkelen om te reageren. Werf je breed of ben je op zoek naar de speld in de hooiberg? Gebruik je het gezag dat een bepaald medium heeft of liever het informele karaker van een informatiekanaal. Allemaal afwegingen die je moet maken om je kruit niet te verschieten. Want je tekst kan nog zo goed zijn, in het verkeerde medium sorteert hij geen effect.